20 ترفند که می تواند هرکسی را به یک متخصص اکسل تبدیل کند

20 ترفند که می تواند هرکسی را به یک متخصص اکسل تبدیل کند

بعد از اینکه مایکروسافت نسخه 2010 اکسل را عرضه کرد بیش از همیشه شگفتی آفرید. بمنظور مقابله با حجم زیادی از داده ها، نمی توان منکر نقش مهمی شد که اکسل در کار روزانه ایفا می کند. هر چند که هم برای کاربران مبتدی، و هم حرفه ای هنوز نکته ها و ترفندهای مفیدی وجود دارد که نادیده گرفته می شود. در اینجا 20 مورد از رازهای مفیدی که ممکن است در باره صفحه گسترده اکسل ندانید، بازگو خواهد شد. لطفاً این بیست عملکرد مفید را که بر اساس ساختار اکسل مطرح شده اند ، یادداشت کنید.
1-    یک کلیلک برای انتخاب همه چیز
احتمالا می دانید که با میانبر ctrl + A می توانید همه چیز را در صفحه انتخاب کنید، اما تعداد کمی می دانند که تنها با یک کلیک روی گزینه ای در گوشه صفحه همانطور که در تصویر دیده می شودف تمام داده ها ظرف یک ثانیه انتخاب می شوند.
2-    فایل های اکسل را در Bulk  باز کنید
وقتی با چندین فایل کار می کنید، به جای اینکه آنها را یکی یکی باز کنید یک راه دستی وجود دارد که همه انها را با یک کلیک باز کنید. فایل های مورد نظر را انتخاب کنید و کلید Enter را از روی کیبورد بزنید. تمام فایل ها به طور همزمان باز می شوند.
3-    بین فایل های مختلف اکسل جا به جا شوید
وقتی چند صفحه باز شده دارید، جابجایی بین انها بسیار آزار دهنده است، چرا که اگر گاهی در صفحه اشتباه کار کنید، تمام پروژه نابود می شود. با استفاده از ctrl +tab می توانید بین چند فایل مختلف ازادانه جا به جا شوید. این دستور در محیط ویندوز، برای جا به جایی بین صفحات ویندوز و برگه های فایر فاکس (هنگام استفاده از ویندوز 7 ) هم کاربرد دارد.
4-    یک منوی میانبر جدید بسازید
به طور کلی در منوی اصلی بالایی سه میانبر Save, Undo Typing and Repeat Typing وجود دارد. به هر حال اگر بخواهید از میانبرهای بیشتری مثل copy و Cut  استفاده کنید ، به این شکل می توانید انها را اضافه کنید.
File->Options->Quick Access Toolbar و سپس  copy و Cut  را از ستون سمت چپ به راست اضافه و این تغییر را ذخیره کنید. دو میانبر جدید را که به منوی بالایی اضافه شده خواهید دید.

5-    یک خط مورب را به هر خانه در اکسل اضافه کنید
زمانی که بعنوان مثال، می خواهید فهرستی از ادرس هم کلاسی هایتان تهیه کنید، شاید در اولین خانه جدول به یک خط مورب که محتوای سطر و ستون را از هم جدا کند نیاز پیدا کنید. چگونه این کار را می کنید؟ همه این را می دانند که Home->Font-> Borders می تواند لبه های مختلف هر خانه را تغییر دهد، حتی رنگ های متفاوتی هم به ان اضافه کند. اگر روی More Borders کلیک کنید با دیدن مواردی مثل خط مورب، تعجب خواهید کرد. روی آن کلیک و نتیجه را ذخیره کنید، حالا می توانید بی معطلی این کار را انجام دهید.
6-    بیشتر از یک سطر یا ستون جدید اضافه کنید
احتمالاً می دانید که چگونه یک سطر یا ستون جدید اضافه کنید، اما اگر نیاز داشته باشید که تعداد زیادی سطر و ستون اضافه کنید و بخواهید این عمل را X بار انجام دهید، وقت بسیار زیادی را از دست می دهید. بهترین راه اینست که هر تعداد سطر یا ستون که برای افزودن لازم دارید را بگیرید و انتخاب کنید و روی تغییر رنگ (highlight) ایجاد شده راست کلیک کرده و Insert را از زیرمنو انتخاب کنید. سطرهای جدید در بالای اولین سطرر انتخابی شما و ستون های جدید در سمت چپ اولین ستون انتخابی شما اضافه می شوند.
7-    داده ها را به سرعت در خانه ها جا به جا و کپی کنید.
اگر می خواهید یک ستون از داده ها را در صفحه گسترده اکسل جا به جا کنید، راه سریع اینست که آنها را انتخاب کرده و نشانگر ماوس را روی لبه ان گذاشته، و وقتی که نشانگر شبیه یک فلش متقاطع شد، ستون ها را آزادانه بکشید.اگر خواستید داده ها را کپی کنید چطور؟ می توانید قبل از اینکه آنها را برای جا به جایی بکشید کلیدCtrl  را بزنید. ستون جدید با تمام داده های انتخابی شما کپی خواهد شد.
8-    به سرعت خانه های خالی را پاک کنید
بعضی از داده های پیش فرض به دلایل مختلف خالی هستند. برای حفظ دقت در کار اگر خواستید انها را پاک کنید، به ویژه وقتی که دارید میانگین می گیرید، راه سریع اینست که تمام خانه های خالی را از کار خارج کنید و همه را با هم با یک کلیک پاک کنید. برای اینکار ستونی را که می خواهید از کار خارج کنید، انتخاب کنید، به Data->Filter بروید. وقتی گزینه های زیر منوی بعدی نمایان شد Select All را باز کرده و اخرین گزینه را که Blanks است، انتخاب کنید. تمام خانه های خالی، سریعا نمایش داده خواهد شد. به صفحه اصلی برگردید و مستقیما Delete را بزنید، تمام آنها با هم پاک می شوند.
9-    جستجوی ابهامات با استفاده از Wild Card .
احتمالا می دانید که چگونه جستجوی سریع را با استفاده از  Ctrl + F  فعال کنید. اما دو الگو اصلی واژه یابی وجود دارد: (؟ و *)، که برای فعال سازی وازه یابی در صفحه اکسل استفاده می شود. به طور کلی واژه یابی زمانی به کار می رود که درباره نتیجه و هدف جستجو مطمئن نیستید.
علامت سوال(؟)، برای یک حرف قرار داده شده  و ستاره (*) برای بیش از یک حرف. اما اگر خواستید خود علامت سوال یا ستاره را جستجو کنید چطور؟ فراموش نکنید که یک ̴   را جلوی آن اضافه کنید.
10-     به یک ستون یک مقدار خاص را نسبت دهید
از وجود عملکرد کلید Filter مطلع هستید، اما تعداد کمی از کاربران از  Advanced filter استفاده می کنند، که وقتی می خواهید یک مقدار یا ارزش خاص را به داده های یک ستون نسبت دهید ، یا آنرا از داده های یک ستون جدا کنید، مکرراً می توانید از ان استفاده کنید. ستون را با کلیک انتخاب کنید و به Data->Advanced بروید. در پنجره بعدی که باز می شود همانطور که در تصویر می بینید، Copy to another location را فعال کنید تا فضای مستطیل قرمز دوم قابل استفاده شود. سپس محل مورد نظرتان را با تایپ یه گزاره یا کلیک بر روی محدوده انتخاب شده مشخص کنید. در این مثال سن افراد، به عنوان مقدار خاص از ستون C  استخراج شده و در ستون E نمایش داده می شود. فراموش نکنید که Unique records only انتخاب کنید و بعد روی Ok کلیک کنید. مقدار خاصی که در ستون E نمایش داه می شود، می تواند در واقع در نقطه مقابل داده های ستون C باشد و به همین علت است که توصیه می شود داده های جدید را در جایی دیگر کپی کنید.
11-    با عملکرد Validation محدودیت هایی را به داده ها اعمال کنید.
بمنظور حفظ اعتبار داده ها ممکن است گاهی نیاز داشته باشید که مقدار ورودی را محدود کنید و برای گام های بعدی از ترفندهای دیگری استفاده کنید. برای مثال سن افراد در این نمونه فاکتوریست که باید تماماً به عدد بیان شود و افراد دخیل در ان، باید سنی بین 18 تا 60 سال داشته باشند. برای اینکه مطمئن شوید که هیچ عددی خارج از این بازه وارد، و ثبت نمی شود، به Data->Data Validation->Setting بروید، شرایط مورد نظر را وارد کنید و برای اعمال دستور به Input Message برگردید. دستوری مانند این: ]لطفا سن خود را تماماً به عدد، بین 18 تا 60 وارد کنید[ کاربران وقتی نمایشگر را روی این محدوده قرار دهندد این دستور را مشاهده می کنند و اگر انچه وارد کرده اند، قابل شناسایی و طبق دستور داده شده نباشد، یک پیام هشدار یا خطا دریافت می کنند.
12-    جهت یابی سریع با ترکیب کلید  Ctrl  و دکمه های جهتی
وقتی کلید Ctrl را با یکی از دکمه های جهتی بگیرید، به راحتی می توانید در جهات مختلف ، به لبه های صفحه بروید. اگر می خواهید به خط آخر داده ها بروید، فقط کافیست ctrl  را همزمان با دکمه جهتی پایین بگیرید.
13-     داده ها را از یک سطر به یک ستون پس و پیش کنید
اگر بخواهید که برای نمایش بهتر داده ها آن ها را جا به جا کنید می توانید از این قابلیت استفاده کنید و اگر از طریق دستور Transposeکار کنید نیازی نیست که داده ها را مجدداً تایپ کنید. برای اینکار به این ترتیب عمل کنید: محدوده ای که می خواهید جابه جا شود را کپی کنید. نشانگر را به یک محدوده خالی دیگر ببرید و به  Home->Paste->Transposeبروید. دقت کنید که این گزینه، تا ابتدا داده ها را کپی نکنید، فعال نمی شود.

14-     داده ها را به طور کامل پنهان کنید
تقریبا همه کاربران می دانند که چگونه داده ها را از طریق راست کلیک و انتخاب گزینه Hide، پنهان کنند. اما این در صورتی که حجم داده ها کم باشد، به کار می آید.بهترین و آسان ترین راه برای اینکه داده ها را به طور کامل پنهان کنید، این است که از دستور Format Cellsاستفاده کنید. محدوده مورد نظر را انتخاب کنید و به Home->Font->Open Format Cells->Number Tab->Custom- بروید، ;;; را تایپ کنید و سپس بر روی ok کلیک کنید.
سپس تمام مقادیر این محدوده ناپدید می شوند، و فقط در بخش پیش نمایش، در کنار کلید Function قابل بازیابی هستند.
15-    متن را به وسیله & ترکیب کنید
فرمول پیچیده ای لازم نیست، به شرطی که بدانید که چگونه از  & استفاده کنید. شما به راحتی می توانید متن خود را با نشانه ها ترکیب کنید. در تصویر زیر، ما 4 ستون داریم که حاوی متن های مختلف است. اما اگر بخواهیم آنها را با یک مقدار خاص، در یک خانه ترکیب کنیم (مرتبط کنیم) چطور؟ ابتدا آن خانه ای را که بناست نتیجه ترکیب را نشان دهد، تعیین کنید. فرمول مورد نظر را با استفاده از & همانطور که در تصویر نمایش داده شده، به کار ببرید. Enter را بزنید: تمام متن هایی که در A2, B2, C2, D2 بودند، با هم ترکیب خواهند شد و نتیجه به صورت LizaUSA25@ در F2 نمایش داده می شود.
16-    دگرگونی محتوای متن
با تمام ترفندهایی که در اینجا مطرح شد، من تمام سعیم را کردم تا از ارائه فرمول های پیچیده پرهیز کنم. اما هنوز دستورهای ساده و آسانی باقی مانده اند که به شما نشان بدهم، مانند UPPER و LOWER و PROPER که می توانند با اهداف گوناگون در متن، تغییر شکل ایجاد کنند. UPPER می تواند تمام حروف متن را بزرگ کند، LOWER می تواند تمام حروف متن را به حروف کوچک تبدیل کند و PROPER فقط حروف اول کلمات را بزرگ می کند.
17-    مقادیری که با 0 شروع می شوند را وارد کنید
وقتی که یک مقدار (عدد) با صفر شروع می شود، اکسل به صورت پیش فرض صفر را پاک می کند. به جای اینکه Format Cells را ریست کنید، این مشکل را به راحتی تنها با افزودن یک علامت ‘ در ابتدای صفر اول، همانطور که نشان داده شده، حل کنید.
18-    با استفاده از AutoCorrect وارد کردن عبارت های پیچیده را سرعت ببخشید
اگر لازم است که یک مقدار مشخص را مکرراً وارد کنید، بهترین راه اینست که از دستور AutoCorrect استفاده کنید، که متن شما را با متن صحیح و دقیق جایگزین می کند. به عنوان مثال اسم من را در نظر بگیرید؛ لیزا براون، که می تواند با L.Z جایگزین شود. بنابراین، هربار که من L.Z را وارد کنم، به طور خودکار با لیزا براون تصحیح می شود. به File->Options->Proofing->AutoCorrect Options بروید و مثل نمونه زیر، متن جایگزین را به همراه متن تصحیح شده، در محدوده مستطیل قرمز وارد کنید.
19-    برای دریافت گزینه های بیشتر، تنها یک کلیک کافیست
بیشتر کاربران می دانند که چطور باید وضعیت داده ها، مانند میانگین و حاصل جمع اعداد را در پایین صفحه اکسل، چک کنند. با این حال، آیا می دانید که با حرکت دادن نشانگر ماوس بر روی نوار پایینی و راست کلیک بر روی آن، می توانید گزینه های بیشتری را در اختیار داشته باشید؟
20-    اسم صفحات کار خود را با دو بار کلیک عوض کنید
راه های متعددی برای تغییر اسم صفحات وجود دارد. اکثر کاربران از راست کلیک برای تغییر نام استفاده می کنند، که البته این کار زمان زیادی را هدر میدهد. بهترین راه اینست که دوبار کلیک کنید، به این ترتیب می توانید مستقیماً نام را تغییر دهید.

اختصاصی زیبایی ایرانی